Emails in Unternehmen - Webclient statt Thunderbird im Test

Emails gehören zu den sensibelsten Dingen mit denen ein Administrator zu tun hat, gilt es doch eine Vielzahl von Vorschriften im Auge zu behalten - gesetzliche wie firmenseitige. Das beginnt bei der Verfügbarkeit, erstreckt sich über Lese- und Zugriffsrechte, die  Emailsignaturen, Filterung, Trennung oder Blockade eventueller Privataccounts bis zur Archivierung.

Ein klassische, oder sagen wir eher traditionelle Lösung für Emails in Unternehmen ist die Verwendung von Outlook als Clientlösung auf den jeweiligen PC's. Früher unter POP3, seit ein paar Jahren unter IMAP.

Nun ist es aber leider kein kostenloses Vergnügen Outlook zu benutzen, man muss schon in ein Officepaket investieren. Selbst dann muss man noch den ungewissen Weg einer zentralen Installation beschreiten, und ein beachtliches Maß an Administration walten lassen. Dafür bekommt man in Verbindung mit dem entsprechenden Server ein über den eigentlichen Emaildienst hinaus weitreichendes Angebot, so weitreichend das kleine und mittlere Unternehmen eventuell auch ohne bestens zurechtkommen.

Thunderbird ist nur recht selten in Unternehmensumgebung anzutreffen: Er ist nur mit hohem Aufwand zentral verteilbar und konfigurierbar, und administrierbar eigentlich überhaupt nicht so recht.

Seit Jahren haben hingegen Email Webfrontends stetig an Qualität und Leistungsumfang gewonnen. Und wirklich fast jeder hatte damit bei seinem privaten Internetanbieter oder einem Freemailer schon zu tun, die Benutzerhemmschwelle eher niedrig.

Email Webfrontends mögen viele für unglaublich komplex, schwer und womöglich teuer umzusetzen halten, aber die Installation ist auch für Freizeitadmins durchaus realisierbar und kann sich wirklich lohnen.

Was spricht - aus Sicht der Softwareverwaltung - für und gegen den Einsatz eines Email Webfrontend statt oder ergänzend zu einer clientseitigen Lösung?

 

Vorteile

  • keinerlei Softwareinstallationen auf den Clients mehr erforderlich - aleine das ist die Sache wert
  • absolut homogene Benutzerbedienung über alle Betriebssysteme oder Versionen hinweg
  • volle administrative Kontrolle der Optionen
  • Zugriff von jedem beliebigen PC innerhalb der Firma möglich
  • mehrere Softwarelösungen als Freeware verfügbar

 

Nachteile

  • keine einfachen individuellen Lösungen für einzelne Nutzer oder Nutzergruppen
  • eigener Mailserver erforderlich
  • teilweise Datenbank erforderlich
  • Funktionsumfang nicht unbedingt auf dem Niveau ausgereifter Clientsoftware

 

Ein Teil der Nachteile relativiert sich wenn es sich wirklich vornehmlich um Emailverkehr dreht, und einige individuelle Konfigurationslösungen können meistens bereits über den Mailserver gelöst werden. Dazu sollte dieser ebenfalls über ein für die Nutzer erreichbares Webfrontend verfügen. Aber dazu in einem anderen Artikel.

 

Nachdem ich die Betrachtungen bisher eher allgemein gehalten habe hier nun die individuelle Umsetzung, entsprechend unsere Anforderungen.

 

Auf einem Windows Server 2003 SP2 64bit mit Domäne und Active Directory benutzen wir zunächst den integrierten IIS um einen Webserver bereitzustellen.

Die Firma verfügt über eine SDSL Leitung und feste IPs.

Als Mailserver kommt die auch in deutsch lokalisierte Freeware hMmailServer zum Einsatz, welcher seine Emails per Catch All vom Provider bezieht. Dieser Mailserver benötigt zur Funktion allerdings eine Datenbank, so das vorher die Installation von MSQL zu empfehlen ist. Es geht auch mit anderem als MSQL, vorrausblickend sollten wir aber nicht darauf verzichten. An dem Mailserver ist quasi in 2. Instanz nach dem Provider ein kostenloser Virenscanner integriert. Des weiteren unterstützt er Active Directory und benötigt so keine zusätzliche Anmeldung.

Bereits vor längerem erfolgte die unternehmensweite Umstellung auf IMAP, die Basis des Betriebs eines reibungslosen Webfrontends neben Clientsoftware.

In einem ersten Schritt erfolgte die Installation von PHP, was in aktuellen Versionen auf einem WS2003 64 ein paar Fallstricke bereit hält. Dies war Vorraussetzung das den Usern zunächst das Webfrontend für den Hmailserver zur Verfügung gestellt werden konnte, den Usern wird damit das Einrichten von automatischen Umleitungen, Autoresponse und ähnlichem ermöglicht.

In einem zweiten Schritt erfolgte die Installation des Email Webfrontend. Im Forenumfeld des hMailServer wird dabei gerne das Freeware - Frontend Roundcube empfohlen und wir folgten dem, aber natürlich funktionieren auch andere. Natürlich liegt auch dies in einer deutschen Lokalisierung vor. Die Installation geschieht per browserbasiertem Installationsassistenten, jedoch müssen zusätzliche separate Konfigurationen getroffen werden, denn Roundcube benötigt wie die meisten Mailfrontends eine Datenank - gut das wir schon MySQL installieren mussten.

 

Für alle hier benannten Installationen gibt es ausführliche Videoanleitungen auf Youtube, denen man im Notfall fast idiotensicher folgen kann.

 

Sofern Roundcube dann läuft stehen derzeit 2 kostenlose Designskins und etwa 3 Dutzend mehr oder weniger hilfreiche Plugins als Erweiterungen zur Verfügung, zu nennen ist hier besonders ein Kalender und die Möglichkeit des Datenimports von Kontakten.

Es exsistiert derzeit keine Anbindung an das AD, so daß bei Aufruf eine Anmeldung erforderlich ist.

 

Bemerkenswerterweise wurde der schicke Webmailer auch von wenig technikaffinen Zeitgenossinen dankend angenommen, und obwohl erst in Version 0.7 läuft er zuverässig und ohne Beschwerden. Nach unserer Einschätzung hat sich die Einrichtung absolut gelohnt, auch wenn wir ihn derzeit nur zusätzlich zu den Clientlösungen anbieten sehen wir darin perspektifisch eine interressante Alternative.

 

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Kommentare: 1
  • #1

    u=123890 (Montag, 22 April 2013 09:24)

    This is a great blog post! Thank you for sharing!